近年来，为满足经济社会发展的需要，国家不断调整和优化博士研究生培养模式。作为研究生教育管理的一线工作者，研究生秘书在工作中感受到了这些变革给带来的挑战。在工作方式、工作内容、工作模式亟需调整、优化的工作环境下，本次沙龙聚焦探讨如何应对研究生秘书工作中出现的具体问题，诸如博士学位类别的增加，招生规模的扩大，招录模式的优化，产教融合的加强，分流退出机制的探索，一生一案的落地，多元评价体系的设立等。
本次沙龙邀请了来自通信与电子工程学院、地理科学学院、生态与环境科学学院、生命科学学院、社会发展学院、马克思主义学院、政治与国际关系学院、传播学院、外语学院、上海首席技术官学院、经济与管理学院等10余位研究生工作秘书参加。
院系研究生工作的发展和变化
首先，数据科学与工程学院研究生工作秘书徐佩珺老师分享了在文科和工科院系的工作历程，谈了在不同类型学科环境中的工作特点，以及近几年感受到的变化。比如博士学科的专业设置调整、生源类别的增加、培养要求的提升所带来的工作挑战。随后，各学院研究生工作秘书交流了工作体会，例如面临新工作类型的应对措施，工作中的难点和痛点问题等。大家就应该以增加沟通，互帮互助，积极学习新事物、新工具来提升工作效率等方式来提升工作达成了共识。
博士培养与专项博士管理的挑战和应对
接着，与会人员聚焦博士培养开展研讨，重点展开的讨论涉及博士一生一案培养机制的设立、中期考核的督促和通过率提升、退出机制的贯彻执行、硕博转段的集中问题、预答辩、学业预警、延期等博士培养关键环节中遇到的问题。沙龙收集了一些有效的管理方式如：通过使用在线文档收集表落实培养环节的过程化管理，确保培养方案的科学性和严谨性，避免“一刀切”的培养模式。定期组织中期考核前的检查和预警机制，及时反馈和督促师生，在管理流程方面协同促进学生学业的按期推进。组织开设朋辈交流、座谈，通过第二课堂的形式来帮助博士研究生应对学业、科研、心理等方面的疑惑和困境。此外，在该议程的讨论中，还涉及了部分专项博士的培养特点和管理方案的讨论。
招培就联动的博士培养过程一体化
“招-培-就”联动机制中的其他环节，“一进一出”环节比如硕博生的选拔，博士预答辩环节作为博士学位论文质量的把控机制之一，都体现出博士培养过程并非能完全独立于其他环节。与会秘书们进一步探讨了博士研究生从入学到毕业全流程中的难点和痛点问题，诸如博士招生批次（直博、硕博、申请考核生源）中遇到的问题，计划配置的科学和充分性；硕博生的转段衔接问题，退出机制的实际操作要点；导师小组在协同指导学生的过程中遇到的问题；研究生系统在协助博士生培养过程中的功能实现问题；预答辩准入的审核机制；科研进度的督促方式；对于延期段学生的心理关注和帮助方案等。
AI/工具赋能提升工作效率
在沙龙的最后环节，数据科学与工程学院研究生秘书分享了学院在数智赋能教学、管理工作中的相关经验和工具实践案例。比如AI搜索功能，大模型实践应用，提词提问技巧，搭建智能体，构建本地知识库，使用脑图精简文档，工作流生成等。新工具的使用，不仅是数智跃升的外部环境所要求，也是日趋复杂和多元的工作条线梳理所需。不断学习新工具提升了秘书工作效率，协助秘书从繁杂的培养条线中梳理出精简易读的各类别、各环节的培养要点，提升导师、管理团队的工作效率，切实提升育人实效。
本次沙龙促进了不同学科背景研究生秘书之间的交流与合作，共同探讨工作中遇到的挑战，分享各自工作中的心得和优秀做法。在轻松愉快的氛围中，参与者分享各自面临的挑战、经验心得以及工作实效，突破思维定势，实现业务知识互补和资源共享，从管理服务的工作层面支持院系博士研究生培养工作，提升治理效能，服务于学校卓越人才培养的目标。
